Giao đúng việc cho AI
Tài liệu 2 phần. Phần 1 — lý thuyết: hai loại việc (Rổ A / Rổ B) và cách chọn tool. Phần 2 — cases: mỗi việc một hướng dẫn đầy đủ, làm theo là xong. Việc của bạn chưa có? Thêm vào cuối theo đúng khuôn.
—
Hai loại việc — Rổ A & Rổ B
—
Phán đoán tài liệu
- Là gì
- Việc phải đọc — hiểu — cân nhắc rồi kết luận: chỗ nào đạt, chỗ nào thiếu.
- Khi nào
- Chạy lại 2 lần có thể diễn đạt khác nhau. Inspection, hợp đồng, debit note, theo dõi lô.
- Dùng tool
- Copilot — đọc thẳng file thật trên SharePoint, data không rời công ty.
- Kiểm bằng
- Quy tắc bằng chứng: mọi kết luận phải trích nguồn; thiếu → "chưa xác minh", không đoán.
Số học tất định
- Là gì
- Việc đếm, khớp, đổi định dạng — cùng dữ liệu phải ra cùng con số, mọi lúc.
- Khi nào
- Chạy lại bắt buộc ra y hệt. Đếm thùng, CI/PL, bảng supplier, capacity.
- Dùng tool
- Copilot chạy Python ngay trong Excel (data không rời công ty), rồi đóng gói thành Custom Skill để tái dùng. Cần script chạy ngoài Copilot → mới nhờ ChatGPT/Claude (che data trước).
- Kiểm bằng
- Cổng đối chiếu: một con số tự kiểm (tổng khớp tổng); lệch → dừng, không tự sửa.
Copilot hay ChatGPT / Claude?
Copilot làm gần hết — cả việc phán đoán (đọc file thật) lẫn việc số học (chạy Python ngay trong Excel, đóng gói Custom Skill). Data không rời công ty. Chỉ gọi ChatGPT/Claude khi cần một script chạy ngoài Copilot — và luôn che data trước.
Che dữ liệu — trước khi đưa ra ngoài
Chỉ dùng khi bạn đi nhánh phụ (cần script chạy ngoài Copilot). Copilot che phần định danh, giữ nguyên con số + cấu trúc, và chỉ xuất một mẫu nhỏ. Bảng ánh xạ thật→giả ở lại trong công ty. Đây là prompt dùng chung cho mọi case.
Mình cần che (de-identify) dữ liệu nhạy cảm TRƯỚC khi đưa một mẫu ra ngoài (ChatGPT/Claude). Làm trong workbook/Copilot, xuất ra một MẪU NHỎ đã che. CHE các trường sau (thay bằng nhãn giả, nhất quán): - Tên công ty / supplier / khách hàng → Supplier-A, Supplier-B… - Tên người, email, số điện thoại → Người-1, email/sđt: xoá. - Mã số thuế, số PO, số hợp đồng, số invoice, số hoá đơn → mã giả cùng độ dài (PO-0001…). - Mã SKU / mã nội bộ → SKU-01, SKU-02… (nhất quán: cùng SKU luôn ra cùng nhãn). - Địa chỉ → xoá. GIỮ NGUYÊN (không được che — vì tool cần đúng cái này để chạy): - Mọi CON SỐ cần tính: số lượng, đơn giá, cân nặng, kích thước, tổng. - Cấu trúc file: tên cột, thứ tự cột, kiểu dữ liệu, định dạng ngày. - Quan hệ giữa các dòng (cùng SKU/PO ở nhiều dòng phải ra cùng nhãn giả). HARD RULES: 1. Thay thế NHẤT QUÁN 1-1: một giá trị thật luôn ra đúng một nhãn giả (để tool vẫn map đúng). 2. KHÔNG đổi con số, không làm tròn, không đổi định dạng — chỉ đổi phần định danh. 3. Chỉ xuất MỘT MẪU NHỎ (10–20 dòng đủ loại) — không xuất toàn bộ dữ liệu. 4. Giữ bảng ánh xạ thật→giả Ở LẠI trong công ty (không đưa ra ngoài); mình cần nó để ráp kết quả về sau. 5. Nếu không chắc một trường có nhạy cảm không → che, và hỏi lại mình. Xuất: (a) mẫu đã che để đưa ra ngoài; (b) xác nhận đã che những trường nào.
La bàn 4 câu
Trước khi giao bất kỳ việc nào cho AI, chạy qua 4 câu này. Mỗi case ở Phần 2 là một lần áp dụng đúng 4 câu — kể cả việc chưa ai dạy.
Gọi tên
Đầu vào → việc → đầu ra. Lấy từ brief của bạn.
Phân loại
Câu bản lề → Rổ A hay Rổ B → tool nào.
Dựng
Setup + prompt. Có sẵn cho từng case.
Kiểm & dừng
Cổng đối chiếu / bằng chứng. Khi nào gọi người.
Cases — hướng dẫn từng việc
Mỗi case tự đủ: đọc là làm được, không cần lật lại lý thuyết. Nhảy tới case của bạn ở menu trái.
Đếm thùng theo shipment
Đặng Thị Kim · đang tốn 2 giờ/ ngàyTrong workbook có sheet Amazon (SKU + số lượng theo shipment) và sheet Inspection (số unit mỗi thùng). Cần bảng chi tiết số thùng + đánh số thứ tự + bảng tổng units/thùng/cân nặng theo từng shipment.
Copilot chạy Python ngay trong workbook ra đủ 2 bảng + tự đối chiếu tổng, rồi đóng gói thành Custom Skill để lần sau bấm 1 phát — thay cho 2 giờ kéo tay mỗi ngày.
Cùng file phải ra cùng con số, mọi lúc. Đây là số học → để Copilot viết + chạy Python trong Excel (data không rời công ty), đừng để chat đoán số.
- Mở file trong Excel → Copilot. Dán yêu cầu bên dưới. Copilot dùng Python in Excel (bật Plan Mode để xem các bước trước khi chạy).
- Copilot chạy Python ngay trong workbook → sinh 2 sheet Detail + Summary + dòng đối chiếu. Bạn xem code chạy, không phải tin mù.
- Chạy đúng rồi → bảo Copilot đóng gói thành Custom Skill ("đếm thùng theo shipment") để lần sau chỉ cần gọi tên skill.
- (Chỉ khi cần công cụ chạy ngoài Copilot → xem nhánh phụ ở cuối case.)
Trong workbook này mình có 2 sheet: - Sheet "Amazon" (cột: SKU, shipment-id, quantity) - Sheet "Inspection" (cột: SKU, units_per_carton, net_kg_per_unit, cbm_per_carton) Dùng Python in Excel làm giúp mình, ĐỪNG tự gõ số bằng tay: - Với mỗi (shipment-id, SKU): số thùng = quantity / units_per_carton. Nếu KHÔNG chia hết → dừng và ghi rõ dòng nào, KHÔNG làm tròn. - Đánh số thứ tự thùng 1..N theo từng (shipment-id, SKU), GIỮ NGUYÊN thứ tự SKU như sheet gốc (không sort lại). - Tạo sheet mới "Detail": shipment-id, SKU, carton_seq, units_in_carton. - Tạo sheet mới "Summary" theo (shipment-id, SKU): total_units, total_cartons, total_net_kg = total_units × net_kg_per_unit, total_cbm = total_cartons × cbm_per_carton. - CỔNG ĐỐI CHIẾU (bắt buộc): tổng quantity ở sheet Amazon PHẢI bằng tổng units_in_carton ở Detail. Bằng → ghi "RECONCILED OK". Lệch → ghi "MISMATCH" + chênh lệch, KHÔNG tự sửa. - KHÔNG đụng vào 2 sheet gốc; chỉ tạo sheet mới.
Trên data mẫu, Python phải ra đúng con số này:
| Shipment | Units | Thùng |
|---|---|---|
FBA…001 | 775 | 32 |
FBA…002 | 795 | 33 |
GRAND | 1570 | 65 |
Cổng đối chiếu: tổng file Amazon (1570) phải bằng tổng đếm từ thùng (1570) → RECONCILED OK.
- Dòng đối chiếu in RECONCILED OK — nếu MISMATCH thì dừng, xem lại nguồn.
- Tổng units 2 bảng (chi tiết theo shipment vs tổng theo dòng SP) phải khớp nhau.
Cần một script chạy ngoài Copilot (vd muốn giữ tool độc lập, chạy hàng loạt)? Trước tiên che dữ liệu bằng prompt che dữ liệu (Phần 1) → đưa mẫu đã che + đúng yêu cầu trên cho ChatGPT/Claude → nhận script Python chạy tại máy. Data thật không rời công ty; chỉ mẫu đã che mới ra ngoài.
Chuẩn hoá bảng Supplier
Luong Thi Thanh Thao · đang tốn hằng ngày khi cần source sản phẩmTừ data supplier export ra từ Alibaba (lộn xộn: khoảng trắng thừa, giá dạng khoảng, ô trống), trích các trường theo đúng format Excel chuẩn của mình.
Copilot chạy Python trong Excel biến file export bẩn thành bảng sạch, đóng gói thành Custom Skill — mỗi lần cần source sản phẩm chỉ gọi tên skill.
Trích trường theo format cố định là số học → Copilot Python-in-Excel. Yêu cầu lõi "không thêm bớt dữ liệu" nằm ngay trong chỉ dẫn: ô trống thì để trống.
- Mở file export trong Excel → Copilot. Dán yêu cầu bên dưới (Plan Mode để xem bước).
- Copilot chạy Python trong workbook → bảng sạch (tách giá min/max, chuẩn tên công ty, tách list sản phẩm).
- Đúng rồi → đóng gói Custom Skill ("chuẩn hoá bảng supplier") để tái dùng + chia sẻ cho đội.
Trong workbook này có sheet "Raw" là data supplier export từ Alibaba (cột: Company Name, Contact, Main Products, MOQ, Price(USD), Response Rate, Years). Dùng Python in Excel tạo một sheet mới "Suppliers" đã chuẩn hoá: - CHỈ trích + chuẩn hoá, KHÔNG thêm/bịa dữ liệu. Ô gốc trống → để trống (không đoán). - Trim khoảng trắng; tên công ty về Title Case, giữ nguyên chữ/số gốc. - Bỏ dòng rỗng hoàn toàn. - Price dạng khoảng "a - b" → tách 2 cột price_min, price_max. Giá đơn → cả 2 bằng nhau. - Response Rate: bỏ khoảng trắng, giữ %; "N/A" hoặc trống → để trống. - Main Products: tách theo , hoặc ; thành list gọn, trim từng phần. - In ra: số dòng vào / số dòng ra / số dòng rỗng bị bỏ. KHÔNG dòng dữ liệu thật nào bị mất. - KHÔNG đụng sheet "Raw" gốc.
Copilot in ra: số dòng vào / số dòng ra / số dòng rỗng bị bỏ. Số dòng vào trừ số dòng ra phải đúng bằng số dòng rỗng — không mất dòng dữ liệu thật nào.
- Ô nào nguồn để trống thì bảng cũng để trống (không có số bịa).
- Giá dạng khoảng "0.35 - 0.60" tách đúng thành min 0.35, max 0.60.
Cần một script chạy ngoài Copilot (vd muốn giữ tool độc lập, chạy hàng loạt)? Trước tiên che dữ liệu bằng prompt che dữ liệu (Phần 1) → đưa mẫu đã che + đúng yêu cầu trên cho ChatGPT/Claude → nhận script Python chạy tại máy. Data thật không rời công ty; chỉ mẫu đã che mới ra ngoài.
Cập nhật Capacity / Removal
Nguyễn Vũ Hạnh Trang · đang tốn - Removal: Down data (1 giờ/ tuần), tiến hành removal và report (2 giờ/ tuần). Định kỳ làm hàng tuần. - Capacity: Ghi nhận thông tin từ VPS (1 giờ/ tuần), tính toán số liệu và tiến hành book capacity (4 giờ/ tuần). Định kỳ làm hàng tuần.Điền số liệu Capacity (ghi từ ảnh VPS) vào file Excel có sẵn công thức, để công thức tự tính thiếu hụt Đầu-Trong-Cuối kỳ. File có công thức đã dựng sẵn — tuyệt đối không được đụng.
Copilot chỉ điền ô nhập tay, giữ nguyên mọi công thức, đóng gói thành Custom Skill — thay cho 8 giờ/tuần nhập + tính tay.
Phần nhập liệu lặp lại là số học → Copilot Python-in-Excel. Phần công thức chứa phán đoán nghiệp vụ của bạn → không ai được đụng. Chỉ dẫn cho Copilot: chỉ ghi ô nhập tay, chừa nguyên vùng công thức.
- Làm bản sao file gốc trước (an toàn). Mở bản sao trong Excel → Copilot.
- Nói rõ vùng công thức (cột Closing, Shortfall) KHÔNG được đụng → dán yêu cầu bên dưới. Bật Plan Mode để duyệt bước trước khi Copilot ghi.
- Copilot chỉ điền ô Inbound/Outbound → công thức tự tính lại. Đúng rồi → đóng gói Custom Skill ("cập nhật capacity") cho tuần sau.
Trong workbook này có sheet "Capacity". Cột E (Closing) và cột G (Shortfall) là CÔNG THỨC — TUYỆT ĐỐI không được ghi đè hay đổi thành số. Dùng Python in Excel, CHỈ ghi giá trị Inbound (cột C) và Outbound (cột D) mình cung cấp: - KIỂM trước khi ghi: ô E2 và G2 phải đang là công thức (bắt đầu bằng "="). Nếu không → dừng. - Chỉ ghi cột C, D. TUYỆT ĐỐI không viết gì vào cột E, G — để Excel tự tính lại. - Giá trị nào thiếu/không hợp lệ → KHÔNG đoán, ghi "NEEDS REVIEW: <SKU>". - Làm trên một bản sao của sheet (hoặc bảo mình lưu bản sao trước), không phá bản gốc. - In ra: đã ghi ô nào, giữ nguyên công thức ô nào.
Click ô Closing / Shortfall → phải thấy công thức =B+C-D còn nguyên (không phải số cứng Copilot đè vào).
- Công thức còn nguyên là công thức, không bị đè thành số.
- Chỉ ô Inbound/Outbound thay đổi; các ô khác giữ nguyên.
Cần một script chạy ngoài Copilot (vd muốn giữ tool độc lập, chạy hàng loạt)? Trước tiên che dữ liệu bằng prompt che dữ liệu (Phần 1) → đưa mẫu đã che + đúng yêu cầu trên cho ChatGPT/Claude → nhận script Python chạy tại máy. Data thật không rời công ty; chỉ mẫu đã che mới ra ngoài.
Review Inspection Report
Phạm Thị Yến NhiĐọc inspection report (PDF), đối chiếu với QC Checklist, PO, artwork, label → chỉ ra chỗ đạt / sai / thiếu / chưa đủ bằng chứng → kết luận có nên chấp nhận kết quả không.
Một agent đọc report thay bạn, buộc phải trích dẫn bằng chứng cho mọi kết luận, và không bao giờ tự cho PASS khi thiếu chứng cứ.
Việc này cần đọc — hiểu — cân nhắc, không phải phép tính. Chạy lại có thể diễn đạt khác. Đây là phán đoán → Copilot đọc thẳng trên file thật (không rời tenant). Luật chống-bịa nằm trong bộ chỉ dẫn.
- Dọn QC Checklist + PO + Artwork + Label vào một thư mục SharePoint.
- Copilot → Agent Builder → tạo agent grounded trên thư mục đó.
- Dán bộ chỉ dẫn bên dưới (đã có sẵn 3 luật cứng: ưu tiên bằng chứng ảnh, thiếu bằng chứng ghi NOT VERIFIED, QC Checklist là bắt buộc).
- Mỗi lần review: upload 1 report → chạy → yêu cầu agent trích số trang / ảnh cho từng kết luận.
ROLE: Bạn là trợ lý QC review Inspection Report cho hàng FBA. Bạn KHÔNG kết luận thay con người — bạn tổng hợp bằng chứng và gắn cờ, để người quyết. INPUT mỗi lần: 1 Inspection Report (PDF). Grounding: QC Checklist, PO, Artwork, Label, Product Spec (đã nạp sẵn từ SharePoint). QUY TRÌNH (làm đủ, đúng thứ tự): 1. Đọc TOÀN BỘ report. Nếu report > 20 trang: xử theo từng mục, KHÔNG tóm tắt một-phát. 2. Tổng hợp: thông tin đơn hàng, sản phẩm, số lượng, tiêu chuẩn kiểm, mức AQL, kết quả. 3. Kiểm tính đầy đủ: report có đủ hạng mục + hình ảnh + dữ liệu để chứng minh kết quả không. 4. Đối chiếu report với từng tài liệu grounding → phân 4 nhóm cho MỖI điểm: - Đúng yêu cầu / Sai yêu cầu / Còn thiếu / Chưa đủ bằng chứng. 5. Rà nhất quán giữa dữ liệu — hình ảnh — kết luận. Mâu thuẫn → gắn cờ ngay. 6. Kiểm phân loại Critical/Major/Minor vs AQL → đánh giá PASS/FAIL có hợp lệ không. 7. Tổng hợp mọi vấn đề: mô tả + bằng chứng (số trang/ảnh) + mức ảnh hưởng + rủi ro + đề xuất. 8. Soạn câu hỏi TIẾNG ANH gửi Inspector/Supplier cho điểm chưa đủ bằng chứng. 9. Kết luận cuối: Accept / Accept with Clarification / Request Additional Evidence / Require Re-inspection / Reject — kèm lý do. LUẬT TUYỆT ĐỐI (không được vi phạm): - KHÔNG giả định sản phẩm đạt nếu report không có bằng chứng. - KHÔNG coi Inspector kết luận PASS là đúng nếu ảnh/dữ liệu không chứng minh. - KHÔNG bịa thông tin ngoài report. - Ưu tiên bằng chứng HÌNH ẢNH/DỮ LIỆU hơn phần mô tả bằng chữ. - Mâu thuẫn ảnh vs chữ → gắn cờ, KHÔNG tự chọn bên. - QC Checklist / yêu cầu riêng cho PO = tiêu chí BẮT BUỘC. - Không đủ bằng chứng để kết luận → ghi "NOT VERIFIED", KHÔNG suy đoán. OUTPUT (đúng cấu trúc này): 1. Inspection Summary (Inspection Info, AQL Result, Overall Conclusion) 2. Missing Information (thiếu hình / thiếu dữ liệu / thiếu bằng chứng) 3. Inconsistencies (report vs hình vs artwork vs requirement) 4. Questions to Inspector/Supplier (tiếng Anh) 5. Final Recommendation (1 trong 5 kết luận + giải thích) TỰ KIỂM trước khi trả (ghi rõ ✓ từng dòng): - Đã đọc toàn bộ report? · Đã rà mọi SKU? · Đã đối chiếu mọi yêu cầu? - Mọi kết luận có dẫn chứng (trang/ảnh)? · Không bỏ sót điểm bất thường nào?
Output theo 5 mục: Inspection Summary · Missing Information · Inconsistencies · Questions to Inspector (tiếng Anh) · Final Recommendation (1 trong 5: Accept / Accept with Clarification / Request Additional Evidence / Require Re-inspection / Reject).
- Mọi kết luận có dẫn chứng (trang / ảnh) không?
- Chỗ PASS mà không có ảnh → agent có ghi "NOT VERIFIED" không?
- Critical defect vượt AQL mà vẫn PASS? → phải FAIL.
- Có hạng mục QC Checklist nào bị report bỏ sót không?
Rà soát Hợp đồng
Nguyễn Thị Thu Nguyên · đang tốn 30 phút/ hợp đồngĐối chiếu điều khoản khung của hợp đồng với PO và thông tin pháp lý supplier (tên pháp nhân, mã số thuế, người ký) → chỉ ra điều khoản khớp / lệch / thiếu.
Một agent rà hợp đồng cùng khuôn với Case 4 — trích dẫn từng điều khoản, không tự kết luận chỗ mơ hồ.
Cùng loại Case 4: đọc — đối chiếu — cân nhắc. Rổ B. Dựng agent grounded trên mẫu hợp đồng + PO, y như inspection.
- Grounded agent trên mẫu hợp đồng + PO + pháp lý supplier.
- Dùng lại bộ chỉ dẫn Case 4, đổi "inspection report" thành "hợp đồng" và checklist thành các điều khoản bắt buộc.
- Đưa hợp đồng cần kiểm → agent chỉ điều khoản khớp / lệch / thiếu, kèm trích dẫn.
Bảng điều khoản: mỗi dòng là một điều khoản bắt buộc + trạng thái (khớp / lệch / thiếu) + trích dẫn vị trí trong hợp đồng.
- Không bỏ sót: bên mua/bán, SKU, số lượng, giá, điều kiện thanh toán, người thụ hưởng.
- Điều khoản không chắc → agent gắn cờ cho người, không tự kết luận.
Đối chiếu Debit Note
Trần Bảo Ân · đang tốn 3 ngày/thángVerify debit note: đối chiếu số lượng, dimension, pháp nhân với shipping detail; thông tin phải khớp kế toán.
Hỏi thẳng Copilot Chat đối chiếu debit note với shipping detail, chỉ ra chỗ lệch — không cần dựng agent.
Vừa đọc vừa so số. Rổ B. Nhưng tần suất thấp (3 ngày/tháng) → hỏi thẳng grounded Chat, chưa cần tốn công dựng agent.
- Mở Copilot Chat grounded trên shipping detail + thông tin kế toán.
- Đưa debit note → hỏi: "đối chiếu số lượng, dimension, pháp nhân giữa debit note và shipping detail, chỉ chỗ lệch".
Danh sách chỗ lệch giữa debit note và shipping detail, kèm trường nào lệch và giá trị hai bên.
- Số lượng, dimension khớp kế toán — tuyệt đối không sai.
- Chỗ lệch → báo, không để AI tự chỉnh cho khớp.
Theo dõi tiến độ lô hàng
Trần Thị Bích Nhật · đang tốn 1 giờTheo dõi các lô đang follow: lô nào tới bước nào (gửi PO detail, tạo mẫu, tạo label, book inspection, book shipment…), deadline chậm nhất khi nào.
Hỏi Copilot Chat mỗi ngày để nắm trạng thái + bước kế + deadline — không tốn quota agent.
Đọc trạng thái, không tính toán. Rổ B. Việc lặp mỗi ngày → hỏi thẳng grounded Chat, đừng phí quota 25/tháng vào việc nhẹ.
- Grounded Chat trên file follow (001, 002).
- Hỏi mỗi ngày: "lô nào đang ở bước nào, bước kế là gì, deadline chậm nhất khi nào".
Bảng status mỗi ngày: từng lô → bước hiện tại → bước kế + deadline chậm nhất.
- Timeline không sai — nghi ngờ thì mở file gốc đối chiếu tay.
Thêm case của bạn
Việc của bạn chưa có ở trên? Đây là catalog sống — thêm vào theo đúng khuôn, và nó sẽ có ích cho cả đội.
Chạy La bàn 4 câu, rồi điền 7 mục:
- Case này về gì — 1–2 câu: đầu vào → việc → đầu ra.
- Mình giải được gì — kết quả mong muốn, tiết kiệm gì.
- Thuộc Rổ nào — trả lời câu bản lề: chạy lại có ra y hệt không? → A hay B.
- Các bước giải — setup đánh số (che data nếu cần).
- Prompt — câu lệnh copy-paste (Rổ A: yêu cầu Copilot Python-in-Excel; Rổ B: chỉ dẫn agent). Data nhạy cảm → chèn bước che (xem prompt che data ở Phần 1).
- Kết quả mong đợi — trông ra sao thì đúng.
- Kiểm trước khi tin — cổng đối chiếu / bằng chứng + điều tuyệt đối không làm.